举办一场答谢会活动，不可避免的会发生一些突发事件。下面这份方案，可以给你一个参考和提醒。

　　一、天气情况

　　1.提前三天查看天气预报，了解举办当天的天气情况，当天上午通过短信方式向来宾发送天气状况，进行温馨提示

　　2.如果预计活动当天有雨雪天气：需在提前一天短信提醒来宾带好防寒衣帽、伞等物品出门;活动当天准备好备用伞、纸巾等物品;若活动当天有道路、场馆门口积雪等状况，需及时协调场馆负责人清理车道、布置防滑设施和防滑提示

　　3.若天气预报活动当天情况极端恶劣，严重影响客户出门，则需提前2天与领导商议，看是否推迟答谢会;若有时间变动，第一时间通知客户。

　　二、安全问题

　　1.场馆外安全：

　　做好场馆外安全提示、道路指引等，关注可能引发安全问题的因素，及时提醒注意

　　2.场馆内安全：

　　①询问相关部门，此类大型活动是否需要报备;

　　②场馆内安全通道需保持畅通;

　　③活动正式开始前，主持人需提示来宾注意事项：注意人身和财产安全;

　　④场内安排2名安保负责人员。

　　3.来宾人数超出预计

　　①物料中是按照2500人规模的来访量预估的，客户礼品、水等物品按照3000-3500份准备;留出预备量;

　　②整个场馆本身可容纳4000人，另外让活动公司准备了500把宴会椅，可保证到场来宾座位充足;

　　③来宾人数超出预计时，安保方面要提高注意力，有机动人员可随时调动。

　　4.来宾人数严重不足

　　①要求两个项目在进行客户邀约时，务必要与客户约定好时间，发放入场券时要算好来宾数量，尽可能保证拿到入场券的来宾均可到场;

　　②场馆布置时，会采用作为集中布置的方式;来宾到访后，引导来宾集中入座，不要呈放射状散座。

　　5.客诉问题

　　①活动当天可能会有问题客户找公司领导反应问题、投诉等，在此之前，两个项目销售经理必须对问题客户进行摸底，并确认客户邀约的方式，事先进行安抚工作;如果要邀约问题客户，则要更为谨慎，要表示出公司的诚意，避免客户觉得自己被排斥而借机闹事;

　　②对于存在客诉倾向的客户，销售端整理完客户资料后，在筹备活动期间，将客户情况向工作人员和领导做出说明，让大家有所准备，确保在活动当天客户若有闹事现象时，现场人员可以及时反应、及早进行客户安抚;

　　③活动当天，希望两个项目的销售负责人、客服负责人在场，如果发生客诉，可以第一时间清楚客户问题，防止客户借故闹大事件影响。

　　④对于客诉的应对原则：及时安抚情绪;与大多数人隔开、单独解决问题;将负面影响控制在最小范围内。

　　三、活动注意事项

　　1.项目策划需充分做好活动宣传和客户召集工作，将媒体资源用足;利用好短信平台，及时向客户发布答谢会进度信息;

　　2.销售部门要尽可能多邀请客户到场，除了业主之外，也可邀约有挖掘潜力的意向客户，提前通知客户，确认好最终人数，避免出现预计人数与实际人数相差过大的现象;

　　3.建议活动当日所有的工作人员着西服，佩戴工作证;活动当日的接待中，工作人员要保持良好的精神状态和热情积极的态度，以家人的感觉接待到场客户，让来宾感受到温馨舒适的氛围;

　　4.因此次答谢会并未在座椅上张贴号码，来宾是按照坐席区域分区入座，需引导客户尽量靠前就坐。

　　5.活动现场的安全也是一个比较重要的事项，可与向物业寻求经验，将应急预案细化，维护好现场秩序。

　　君悦凯乐文化艺术团是一家深圳演出公司，经营范围有企业年会策划、节日庆典活动、 庆典活动策划、企业活动庆典、商家开业庆典、各类开业庆典策划、开业庆典礼仪和各类商业演出等 。并为各行业商家企业提供专业周到的适合各行业特征的活动庆典策划服务。如果您需要深圳创意演出,深圳特色节目,深圳活动策划,深圳年会酒会发布会,深圳大型开场演出,深圳演出公司哪家好,深圳企业年会发布会,深圳庆典活动策划,深圳活动庆典,深圳开业庆典策划相关服务，请联系：0755-27748843