策划一场成功的虚拟会议需要哪些技巧?

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点击次数:357 更新时间:2023年01月13日15:43:53 打印此页 关闭

  会议看起来和以前不一样了。曾经面对面的、为期一周的策划奇迹,他们现在已经过渡到数字世界。虽然全球环境导致了这种变化,但虚拟会议的好处已经出现,这是以前无法理解的,现在有虚拟会议最佳实践可供遵循,以充分利用您的活动。更高的出席率、更大的可访问性、广泛的品牌知名度、更好和可重复播放的内容、虚拟会议等优势已证明它们值得在您的活动策划手册中占有一席之地。

  在未来,这可能意味着随着现场活动的回归,混合活动的增加,仔细合并虚拟和现场活动以获得两者的好处。当您策划下一次虚拟会议并成为虚拟体验专家时,这里有16个虚拟会议最佳建议可供考虑。

  1、设定明确的虚拟会议目的

  这不应该是新闻。您策划的每个活动,无论是面对面的、虚拟的还是混合的,都必须围绕一个明确的目的。虚拟会议尤其需要明确的目的,因为它将指导活动的制作、所需的技术和创建的内容。

  在规划过程的一开始就确定您的虚拟会议目的。这个目的可以是教育、网络、收集潜在客户或提高品牌知名度,但不要试图做太多。

  2、确定您的目标受众

  您希望谁参加您的虚拟会议?在设置虚拟会议目的时确定您的目标受众。这将指导您的营销工作、您选择在活动中发言的人以及活动的整体设计。

  请记住,当您进行虚拟化时,您可以通过面对面的活动接触到更多您可能无法接触到的人。地理位置不再是出勤率的决定因素。如果您要走向全球,请确保将时区、语言和其他因素考虑在内。

  3、打造成功的活动策划团队

  数字事件改变了很多事情,其中之一就是策划团队的结构。过去,规划和营销团队各自为政,独立开展现场活动和网络研讨会项目。随着活动在线上进行,这些团队看到了联合起来的必要性。合并您的营销和规划团队来规划虚拟会议可以让双方都利用他们的技能。

  营销人员可以使用从构建目标粉碎网络研讨会策划中开发的技术,而策划人员可以利用他们的物流和活动敏锐度来创建成功的活动。您的虚拟会议梦之队应该涉及物流、生产、技术、需求生成、数字营销和营销技术。

  4、选择合适的虚拟会议技术/软件

  虚拟会议需要更多的技术投资。一旦您有了明确的活动目的和对内容需求的理解,您就能够确定您需要什么样的虚拟活动解决方案。有很多种,有些像视频流选项一样简单,有些则是整个事件营销和管理平台的一部分。

  您的活动需求将决定您的需求,但您至少需要注册、电子邮件营销、流媒体功能、内容存储。此外,您应该有让与会者参与的方式,例如虚拟贸易展位、约会、聊天、问答和调查。

  5、创建一个易于导航的注册网站

  您的虚拟会议注册网站是潜在与会者、赞助商和参展商查找虚拟会议信息的首选之地。这些虚拟活动网站通常充当稍后活动的中心,因此构建一个设计简洁、易于搜索且可在计算机和移动设备上访问的网站非常重要。

  要包含在您的注册网站上的最重要的项目。

  ·虚拟会议名称、目的和品牌

  ·包括日期、时间和重点主题演讲和一般会议的议程

  ·会议费用——如果有的话

  ·如何在活动期间和之后访问内容

  ·联系信息和常见问题解答

  6、推销您的虚拟会议

  虚拟活动空间很拥挤。通过如此多的竞争活动来宣传您的会议可能具有挑战性。电子邮件营销是定位受众的好方法。创建分层邀请系统以引起兴趣。此外,使用社交媒体、数字广告和员工倡导者来提高对事件的认识并激发兴趣。

  通过虚拟会议,注册并不是最难的部分——尤其是在活动免费的情况下。下一步?让注册的与会者在当天出现。这意味着创建一个引人入胜的电子邮件活动,在社交媒体上设置挑战,并保持对活动的关注。

  7、寻找虚拟会议赞助商和参展商

  在成本方面,虚拟会议仍在寻找出路。目前尚不清楚参加者的最佳薪酬模式是什么,这可能会使活动预算变得具有挑战性。增加您的赞助资金是影响您的底线的最快方法。

  创建与赞助商目标一致的赞助包。层级是为赞助商提供各种级别的好方法。赞助的最常见原因是直接的观众参与和品牌知名度。赞助商将最关心成本以及它是否等于赞助的感知价值,而您将需要考虑所涉及的所需努力。

  8、为与会者准备礼物

  仅仅因为您的活动不是面对面的,并不意味着礼物必须消失。没有什么比免费的东西更让与会者喜欢的了。无论是直邮还是数字礼物,都希望与赞助商合作,为您的与会者提供一些礼物。一些受欢迎的物品是咖啡或餐券、零食、马克杯、口罩以及免费或打折的运动课程。

  9、找到吸引与会者的独特方式

  在虚拟会议期间分心很普遍。互联网、工作和家庭都在附近,随时可以吸引与会者的注意力。为了减少干扰,更加强调与会者的参与度。

  在会议期间利用问答、聊天等虚拟活动技术工具。设置打破一天的社交活动,并为与会者提供一种无需移动或说话就盯着屏幕进行交互的方式。有关更多信息,请阅读参加虚拟会议的提示。

  10、提高一般会议和主题演讲的制作水平

  虽然高度生成的会话可能很昂贵,但它们可能是值得的。如果您负担不起让专家为您制作所有会议,请专注于一般会议和主题演讲。最重要的会议需要一些额外的工作来招待与会者。

  11、聘请专业司仪

  虚拟会议经常错过的一件事是将会议、主题演讲和网络连接在一起的机会,这样他们就不会感到脱节。专业的主持人可以解决这个问题。通过聘请某人发布公告、主持问答环节以及开始和结束热门会议,您可以为会议注入幽默和乐趣。

  在寻找合适的司仪时,请考虑一下您的活动的基调。你需要一个严肃或愚蠢的人吗?您的司仪将是活动中最引人注目的人。选择了解您所在行业和与会者痛点的人。

  12、促进与会者和赞助商之间的网络会议

  将分组会议、约会和社交活动纳入您的议程。赞助商的主要好处之一是在您的活动中收集线索。由您来创造这些潜在客户收集机会。

  除了赞助商和参展商之外,与会者还希望与其他与会者建立联系。提供欢乐时光、会议期间的休息时间或与会者见面和交谈的机会。

  13、用技巧和技术准备虚拟会议发言人

  没有人喜欢用噼啪作响的音频或昏暗的扬声器观看会议。在活动开始前向您的演讲者发送他们需要的技术或要购买的物品清单,并与他们一起练习以确保他们了解如何使用它。

  要为成功设置演讲者,请向他们发送:麦克风、相机、环形灯、有关如何设置背景和穿什么的提示,以及在会议期间放置在框架中的会议纪念品。

  14、使用数据和分析来衡量虚拟会议的成功

  虚拟事件可能与现场事件不同地确定成功,但在事件发生后回顾胜利和失败仍然很重要。会议出席率、与会者参与度和收集的潜在客户将始终是分析的关键因素。

  要查看的其他数据?会议时间、会议参与度、技术成功以及活动期间和之后的调查结果。

  15、录制会议并在活动结束后提供

  在虚拟会议上,每个会议、每个主题演讲、每个演讲者都会被记录下来。您可以选择在事后为错过会议的与会者提供会议,或者您可以将它们添加到您的需求生成策略中。

  利用您的内容。在虚拟会议之后将热门会议用作网络研讨会,以吸引新的潜在客户。考虑将会话重新用于电子书、信息图表或博客,以在不同的层面上参与。

  16、建立支持团队并准备好解决技术问题

  这是一个大问题。虽然您的策划团队可能了解您的虚拟活动软件的来龙去脉,但他们并不是技术大师。建立一个支持团队,以防您遇到互联网、流媒体、?虚拟会议平台以及其他任何需要真正专家来解决的问题。

  我们都知道墨菲定律在事件中完全有效。什么会出错,就会出错。寻找一个知识渊博、经验丰富并允许开放沟通渠道的支持团队。

  成功的虚拟会议借助这些虚拟会议最佳实践,您可以获得策划一场盛大活动所需的技巧。请记住,在策划时,请始终设身处地为与会者着想。在您开展活动时考虑他们的观点和需求,以及赞助商、参展商和您的组织的需求。

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